Eerst begrijpen,
dan begrepen worden

Het idee dat je gedachten rechtstreeks bij iemand anders binnenkomen… het lijkt wel Startrek. Toch laat onderzoek zien dat het mogelijk is. Onderzoekers lieten deelnemers via hersenactiviteit simpele woorden als “ciao” en “hola” succesvol met elkaar communiceren via systemen. Een deelnemer in India communiceerde zo met iemand in Frankrijk, zonder te praten of te typen. Een indrukwekkend experiment, maar toepasbaar in het dagelijks werk is het nog lang niet. Tot die tijd blijft effectieve communicatie afhankelijk van iets dat wél direct beschikbaar is: empathie.

Empathie

Empathie bepaalt in sterke mate hoe jouw boodschap landt. Denk aan presentaties die beginnen met: “Goedemiddag, ik ben Jan Janssen. Ik ben CEO bij organisatie X en ga iets vertellen over onderwerp Y.” Je aandacht zakt meteen weg, omdat deze informatie niets toevoegt. Hetzelfde geldt voor e-mails met vage onderwerpregels of collega’s die ergens lang omheen draaien voordat ze hun vraag stellen.

In dit soort momenten ontbreekt empathie bij degene die start met de communicatie. De verzender houdt geen rekening met wat jij al weet, wat je nodig hebt of waar je op dat moment mee bezig bent. Het gevolg is voorspelbaar: je luistert minder scherp en haakt sneller af. Wie zich juist wél verdiept in het perspectief van de ander, trekt vanaf het eerste moment aandacht en haalt meer rendement uit elke vorm van communicatie. Om je persoonlijke effectiviteit een boost te geven, zetten we hier een aantal tips op een rij voor effectieve communicatie.

1. Maak een opzet

Of je nu schrijft, presenteert of een gesprek voorbereidt, begin met het bepalen van je kern. Wat moet de ander absoluut weten? Wat volgt daarna? Welke informatie is prettig om mee te geven, maar geen prioriteit? Door eerst te sorteren breng je structuur aan en voorkom je dat je afdwaalt.

2. Bekijk de bigger picture

Zodra de kern staat, zoom je uit. Wat speelt er bij de ontvanger? Welke prikkels vragen nu de meeste aandacht? Wat sluit aan bij zijn of haar doelen? Door dit scherp te hebben, kies je bewust wat je vertelt en vooral wat je weglaat.

3. Ga voor een goede start

Een sterke opening bepaalt of iemand blijft luisteren. Kies daarom een begin dat relevant en aantrekkelijk is voor de ander. Dat kan een duidelijke onderwerpregel zijn, een prikkelende eerste zin of een directe koppeling met iets waar je collega op dat moment mee bezig is. Hoe beter je start, hoe makkelijker de rest volgt.

Wil je jouw communicatie verder versterken? Bekijk dan onze training Effectief Communiceren.